كتابة الـ Mail بشكل احترافي من أهم الحاجات اللى لازم تتعلمها لأنها هتفرق جدا مع الـ HR وكمان هتفرق معاك فى بداية الشغل.
خلال المقال هنتعرف على أهم الخطوات اللى لازم تتبعها لكتابة الـ Email بشكل احترافي.
1- كتابة Subject واضح:
مهم جدا كتابة الـ Subject اللى بيوضح الهدف من إرسال الميل، من خلال كتابة الـ Subject بشكل صحيح بتوصل معلومة للقارئ إن الميل مهم وإنك مش هتضيع وقته.
2- تكلم باللغة المناسبة للموقف:
اختار اللغة المناسبة للموقف، مثلا إذا كنت تخاطب زميل ممكن أن تتحدث بلغة غير رسمية.
أما فى المجال الوظيفي يمكنك استخدام لغة رسمية جدا مثل Dear
أو استخدام كلمات ترحيب أقل رسمية ولكن مناسبة مثل Hi or Hello
3- إجعل البريد الالكتروني مختصر ومباشر:
عليك أن تضع فى الاعتبار أن من ترسل له بريد إلكتروني سيكون لديه العديد والعديد من الرسائل الأخري، لذلك كن محدد وواضح فى كتابتك حتي لا تطيل الأمر وتضيع من وقته.
4- إجعل بريدك الالكتروني سهل فى القراءة:
قسم البريد الالكتروني إلى فقرات وإجعل لكل فقرة عنوان واضح حتي يتمكنوا من تذكر كلامك بسهولة.
التزم بالمسافات وعلامات الترقيم.
5- لا تستخدم اللغة العامية:
من المهم استخدام اللغة الرسمية، وإذا وجدت أن اللغة الرسمية صعبة حاول البحث عن بدائل مناسبة.
تجنب كثرة استخدام الألوان فى بريدك الإلكتروني.
6- كن لطيفا وبادر بشكرهم:
عليك أن تعبر عن امتنانك لقرائتهم بريدك الالكتروني وأن تتفهم أن لديهم العديد من المهام الأخري التي يقومون بها.
7- اظهر شخصيتك:
أن تتبع كل الخطوات فى كتابة الـ Email أمر جيد ولكن لابد أن تظهر شخصيتك، بدون تفاصيل غير لازم ذكرها، ولكن عبر عن نفسك واستخدم مصطلحات مناسبة لك.
8- تكلم عن أمر تحدثت فيه فى الواقع:
إذا كانت هناك محادثة سابقة فى الواقع، حاول أن تربطها بمحتوي بريدك الإلكتروني وبذلك ستصبح الأمور أكثر وضوحا.
9- قم بإعادة قراءة ما كتبته:
مهما كان بريدك الإلكتروني قصير، عليك مراجعته تجنبا للأخطاء الإملائية.
تأكد أنك أرفقت الملفات التى ذكرتها فى بريدك الالكتروني.
10- ضع توقيع مناسب:
يمكن أن تختم بريدك الإلكتروني بكلمتين:
Best Regards,
Thank you,
بعدها تقوم بإضافة اسمك، ومن الأفضل أن تقوم بتثبيت خاتمة لك تظهر فى كل الـ Emails التى تقوم بإرسالها.
من خلال عشر خطوات ستضمن إرسال بريد الكتروني صحيح بعد ذلك.
للتواصل معنا: